ทำไมเจ้าของ SME ถึงรู้สึกเหนื่อยทั้งที่งานหลักไม่ได้เยอะมาก

เพราะเวลาส่วนใหญ่หายไปกับงานเล็ก ๆ ซ้ำ ๆ ที่ไม่ได้นับว่าเป็นงาน เช่น ตอบราคา ก๊อปยอดจากแชท หรือส่งรูปให้ลูกค้าใหม่ งานพวกนี้ไม่อยู่ในตารางเวลาจึงไม่ถูกวัดและไม่ถูกแก้ไข

จะรู้ได้อย่างไรว่างานซ้ำซ้อนไหนกินเวลาเรามากที่สุด

ใช้วิธีง่าย ๆ คือเปิดโน้ตในมือถือค้างไว้ 1 สัปดาห์ แล้วขีดหนึ่งขีดทุกครั้งที่ทำงานซ้ำโดยไม่ต้องเขียนอธิบาย พอครบสัปดาห์ 3 อันที่มีขีดยาวที่สุดคือตัวการหลักที่กินเวลาคุณ

งานแบบไหนที่เหมาะกับการทำ Automation มากที่สุด

งานที่ทำซ้ำจนไม่ต้องคิดและมีขั้นตอนตายตัวอยู่แล้วในหัว เช่น การตอบคำถามราคาเดิม ส่งเอกสารชุดเดิม หรือก๊อปข้อมูลจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง งานเหล่านี้ยกให้ระบบทำแทนได้ง่ายกว่างานใหญ่ที่ต้องใช้การตัดสินใจ

งานใหญ่อย่างปิดบัญชีหรือทำใบเสนอราคาควร Automate ด้วยไหม

งานใหญ่ยกออกยากกว่าเพราะต้องใช้การตัดสินใจและดูบริบทหลายอย่าง ควรเริ่มจากงานเล็กซ้ำ ๆ ก่อน เพราะเห็นผลเร็วกว่าและใช้ทรัพยากรน้อยกว่า

SME ที่ไม่มีทีม IT จะเริ่มทำ Automation งานซ้ำ ๆ ได้อย่างไร

เริ่มจากการระบุงานซ้ำ ๆ ให้ชัดก่อนโดยใช้วิธีขีดโน้ต จากนั้นเขียนขั้นตอนที่ทำในหัวออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อมีขั้นตอนชัดเจนแล้วจึงค่อยหาเครื่องมือหรือ AI มาช่วยทำแทน

เจ้าของกิจการทั่วไปมีงานซ้ำซ้อนที่ไม่รู้ตัวมากแค่ไหน

จากตัวอย่างจริงพบว่ามีมากถึง 43 ครั้งใน 5 วันทำงาน โดยไม่มีสักครั้งที่ถูกนับว่าเป็น 'งาน' อย่างเป็นทางการ แสดงให้เห็นว่างานซ่อนเร้นเหล่านี้มีปริมาณมากกว่าที่คิดอย่างมีนัยสำคัญ

Back to Blog

Automation & Workflow

43 ครั้งใน 5 วัน: งานที่กินเวลาคุณที่สุดคืองานที่คุณไม่เคยนับ

AIM Academy 9 สิงหาคม 25690

เจ้าของกิจการจดบันทึกงานประจำวันในโน้ตบุ๊กเพื่อติดตามการใช้เวลา และค้นหางานที่กินเวลามากที่สุด

TL;DR

TL;DRTL;DR

งานที่กินเวลาเจ้าของกิจการมากที่สุดคืองานเล็ก ๆ ซ้ำ ๆ ที่ไม่เคยถูกนับว่าเป็น 'งาน'
งานใหญ่อย่างปิดบัญชีหรือทำใบเสนอราคาอยู่ในสายตาและถูกวางแผนไว้แล้ว จึงไม่ใช่ตัวการหลัก
งานเล็กที่ไม่มีชื่อและไม่อยู่ในตารางเวลาคือสิ่งที่วัดไม่ได้และแก้ไม่ได้
วิธีค้นหางานซ่อนเร้นคือเปิดโน้ตค้างไว้ 1 สัปดาห์แล้วขีดทุกครั้งที่ทำงานซ้ำ
งานที่ทำซ้ำจนไม่ต้องคิดมีขั้นตอนตายตัวในหัวแล้ว จึงยกให้ระบบอัตโนมัติทำแทนได้ง่ายที่สุด

อาทิตย์ก่อนผมลองนับงานตัวเองจริง ๆ ครั้งแรก

ไม่ได้นับงานใหญ่ที่จดไว้ในปฏิทิน

นับเฉพาะของเล็ก ๆ ที่ทำแล้วลืมทันทีว่าทำ

ตัวเลขที่ออกมาคือ 43 ครั้ง ใน 5 วัน

ไม่มีสักครั้งที่ผมเคยนับว่ามันเป็นงาน

งานที่กินเวลาคุณที่สุด

คืองานที่คุณไม่เคยนึกถึง

𝟏. งานใหญ่ไม่ใช่ตัวที่กิน

ลองนึกถึงงานที่คุณกลัวที่สุดในเดือนนี้

ปิดบัญชี ทำใบเสนอราคาก้อนใหญ่ เคลียร์สต็อก

งานพวกนี้คุณกันเวลาไว้ให้แล้ว

รู้ว่าจะใช้กี่ชั่วโมง รู้ว่าจะทำวันไหน

มันหนัก แต่มันอยู่ในสายตา

ของที่อยู่ในสายตา ไม่เคยทำให้คุณหมดวันแบบงง ๆ

𝟐. งานเล็กไม่มีชื่อ จึงไม่มีในตาราง

พิมพ์ตอบราคาคนที่ 7 ของวัน

ก๊อปยอดจากแชทไปใส่ไฟล์

เลื่อนอ่านแชทเมื่อวานเพื่อหาว่าใครยังไม่ปิด

ส่งรูปเดิมให้ลูกค้าคนใหม่อีกรอบ

ไม่มีอันไหนที่คุณเรียกว่า "งาน"

เพราะแต่ละอันใช้เวลาไม่ถึงสามนาที

แต่ของที่ไม่มีชื่อ ก็ไม่มีใครวัดมัน

และของที่ไม่มีใครวัด ก็ไม่มีวันถูกแก้

𝟑. วิธีทำให้มันโผล่ออกมา

ผมใช้วิธีเดียว ไม่ต้องใช้แอปอะไรเลย

เปิดโน้ตในมือถือค้างไว้หนึ่งสัปดาห์

ทำอะไรซ้ำครั้งที่สอง ขีดหนึ่งขีด

ไม่ต้องเขียนอธิบาย ไม่ต้องจับเวลา

แค่ขีด

พอครบสัปดาห์คุณจะเห็นสามอันที่ขีดยาวกว่าเพื่อน

สามอันนั้นคือของที่กินคุณมาตลอด

โดยที่คุณไม่เคยรู้ชื่อมันเลย

𝟒. ของที่มองไม่เห็น ยกออกง่ายที่สุด

นี่คือส่วนที่คนไม่ค่อยเชื่อตอนแรก

งานใหญ่ยกออกยาก เพราะต้องใช้การตัดสินใจ

ต้องดูหน้าลูกค้า ต้องชั่งน้ำหนัก

แต่งานที่คุณทำซ้ำจนไม่ต้องคิด

แปลว่ามันมีขั้นตอนตายตัวอยู่แล้วในหัวคุณ

ของที่มีขั้นตอนตายตัว คือของที่ยกให้เครื่องทำได้

สิ่งเดียวที่ขาดคือคุณยังไม่เคยเขียนขั้นตอนนั้นออกมา

คุณไม่ได้เหนื่อยเพราะงานเยอะ

คุณเหนื่อยเพราะไม่รู้ว่าเวลาหายไปตรงไหน

พอรู้ว่ามันหายตรงไหน คุณถึงจะเลือกได้

ว่าจะเอาอันไหนคืนมาก่อน

ลองขีดดูสักสัปดาห์ แล้วดูว่าสามอันแรกของคุณคืออะไร

ส่วนวิธีแปลงสามอันนั้นให้เครื่องทำแทน

ผมสอนสดในคลาสฟรี The Road to Automation

จันทร์ 10 ส.ค. สองทุ่ม ทาง Zoom 80 นาที

แอดไลน์แล้วพิมพ์คำว่า ato เพื่อรับลิงก์

LINE OA: @drgim

https://lin.ee/fwFJNd2

โทร 065-649-5145

#หมอกิม #AIMAcademy #บริหารเวลาเจ้าของกิจการ #งานซ้ำซ้อน #AIforSME

How-to

HOW-TOHOW-TO

วิธีค้นหางานซ้ำซ้อนที่กินเวลาโดยไม่รู้ตัว สำหรับเจ้าของ SME

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมโน้ตในมือถือ
เปิดแอปโน้ตในมือถือสร้างหน้าใหม่ว่างเปล่า ตั้งชื่อว่า 'งานซ้ำสัปดาห์นี้' แล้วเก็บค้างไว้ในหน้าจอหลักให้เข้าถึงได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 2: ขีดทุกครั้งที่ทำงานซ้ำ
เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานอะไรซ้ำเป็นครั้งที่สองขึ้นไปในสัปดาห์นั้น ให้ขีดหนึ่งขีดในโน้ต ไม่ต้องเขียนอธิบาย ไม่ต้องจับเวลา แค่ขีดเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 3: ทำต่อเนื่องครบ 7 วัน
ทำแบบนี้ทุกวันตลอด 1 สัปดาห์เต็ม อย่าหยุดกลางคัน ยิ่งทำครบยิ่งเห็นภาพชัด

ขั้นตอนที่ 4: ดูว่าอันไหนมีขีดยาวที่สุด
พอครบสัปดาห์ให้ดูว่ามี 3 อันที่มีขีดมากกว่าเพื่อน 3 อันนั้นคืองานที่กินเวลาคุณมากที่สุดโดยที่คุณไม่เคยรู้ชื่อมันมาก่อน

ขั้นตอนที่ 5: เขียนขั้นตอนของงานนั้นออกมา
สำหรับแต่ละงานใน 3 อันดับแรก ให้เขียนขั้นตอนที่คุณทำในหัวออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรทีละขั้น เช่น 'รับแชท → ดูราคาจากไฟล์ → พิมพ์ตอบ → บันทึกยอด'

ขั้นตอนที่ 6: ประเมินว่าอันไหนยกให้ระบบทำแทนได้
งานที่มีขั้นตอนตายตัวชัดเจนและไม่ต้องใช้การตัดสินใจพิเศษ คือตัวเลือกแรกสำหรับการทำ Automation เริ่มจากอันที่ทำซ้ำมากที่สุดก่อน

Q&A

Q&AQ&A

Related Assets

ASSETSASSETS

Coming soon

ปั้น AI ให้เก่งในพริบตา

คลัง AI Asset พร้อมใช้กว่า 300 ตัว — ก็อปวางใน ChatGPT / Claude / Gemini แล้วใช้ได้เลย ไม่ต้องเขียนเอง

เปิดคลัง AI Asset ฟรี

AI ฉบับเจ้าของร้าน

อยากเข้าใจลึกกว่านี้?

ebook อ่านจบ 2 ชม. ได้ระบบ AI ใช้จริง — ฿199

ศึกษาเพิ่มด้วยตัวเอง